Elektronische Geschäftsverwaltung neu gestalten

Seit 1. Januar 2015 müssen die Gemeinden im Kanton Bern die elektronische Geschäftsverwaltung aufgrund der Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen (ArchDV) neu gestalten. APP unterstütze die Gemeinde Köniz bei der Definition einer elektronischen Aktenführung. Die konzipierte Lösung ermöglicht:

• Sitzungsmanagement inkl. Zugriff auf Sitzungsunterlagen über mobile Endgeräte
• Standardisierter Workflow für Gemeinderatsgeschäfte
• Erhöhte Transparenz und besserer Zugriff auf Informationen
• Geregelte Ablage und Eindämmen von Wildwuchs bei der Aktenführung

APP hat das Projektteam bei der Beantwortung folgender Fragestellungen unterstützt:

Systemunterstützung

In einem ersten Schritt haben wir diskutiert, ob die Geschäftsverwaltung künftig von einem System unterstützt werden soll und wenn ja, ab welcher Phase im Aktenlebenszyklus. Das Projektteam hat sich dafür entschieden, dass das elektronische Dossier in allen Phasen des Aktenlebenszyklus führend ist, also vom Posteingang bis zur Archivierung und eine medienbruchfreie Abwicklung der Aktenführung stattfinden soll. Ein GEVER-System soll die künftige Geschäftsverwaltung unterstützen.

Benutzerkreis

Damit der auf der Vorderseite beschriebene Nutzen realisiert werden kann, hat sich das Projektteam für eine möglichst flächendeckende Einführung ausgesprochen. Jedoch werden Mitarbeitende, welche gar nicht oder nur für abgekoppelte, spezifische Zwecke mit dem PC arbeiten, nicht zum Benutzerkreis gehören.

Standardisierung von Prozessen

Es war uns wichtig, dass die Direktionen von Anfang an partizipativ an der Lösungsdefinition beteiligt wurden und eine Mitsprache bei der Umsetzung der neuen Prozesse hatten, um so die Akzeptanz zu stärken. Generell haben wir den Ansatz gewählt, wesentliche Vorgaben zur künftigen Arbeitsweise zentral zu regeln, jedoch den Direktionen bei der Umsetzung Spielraum zu lassen.

So wurden beispielsweise die Aktivitäten beim Scanning der Posteingänge klar geregelt, jedoch können die Direktionen künftig selber entscheiden, ob dies zentral oder dezentral geschehen soll. Bei der Erarbeitung des neuen Ordnungssystems (Registraturplan) hat die Projektleitung einige Regeln definiert, innerhalb dieser Regeln konnten die Direktionen die Ordnungssystempositionen selber gestalten.

Anbindung Fachapplikationen

In einem weiteren Schritt haben wir untersucht, welche der über 100 genutzten Fachapplikationen Dokumente generieren, die bisher auf den Laufwerken abgelegt sind. Für diese Applikationen wurden die möglichen Schnittstellen zum GEVER-System beschrieben und geprüft, dabei haben wir festgestellt, dass nur wenige Applikationen Dokumente generieren, die im GEVER-System abzulegen sind. Die Projektleitung hat den Entscheid getroffen, keine automatisierten Schnittstellen zu realisieren und den Übergang manuell, z.B. durch Drag & Drop sicherzustellen.

Vorgehen präzisieren

Ausgehend von den getroffenen Entscheiden hat APP mit Unterstützung der internen Projektleitung im organisatorischen und technischen Konzept die Lösung, sowie das weitere Vorgehen und die Finanzierung präzisiert. Der Gemeinderat und das Parlament verfügten so über eine ausreichende Entscheidungsgrundlage, um das Projekt freizugeben und das beantragte Budget zu sprechen. Weiter waren damit die Grundlagen für die Beschaffung geklärt.

Möchten Sie mehr über dieses spannende Thema erfahren oder wissen, wie die APP auch Sie bei einem herausfordernden Vorhaben unterstützen kann? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.