BCM im EDA: Leistungserbringung nachhaltig gegen Ausfälle schützen

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) hat die Covid-19-Pandemie gut gemeistert. Mit Beginn des Lockdowns im März 2020 konnte das EDA relativ schnell und pragmatisch auf Homeoffice umstellen.

Doch ganz nach «Murphy’s Law: Anything that can go wrong will go wrong» (zu Deutsch: Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen) wissen wir, dass immer wieder mit einer neuen Herausforderung zu rechnen ist. Nicht zuletzt auch deshalb hat das EDA noch im Jahr 2020 damit begonnen, das Business Continuity Management (BCM) departementsweit auf- und auszubauen. Wir durften diese Arbeiten in der Rolle als Projektleiter und BCM-Experte begleiten.

BCM bezeichnet die Entwicklung von Strategien, Plänen und Handlungen, um Tätigkeiten oder Prozesse – deren Unterbrechung der Organisation ernsthafte Schäden oder vernichtende Verluste zufügen würden – zu schützen bzw. alternative Abläufe zu ermöglichen. Ziel ist somit die Sicherstellung des Fortbestands der Organisation im Sinne ökonomischer Nachhaltigkeit im Angesicht von Risiken mit hohem Schadensausmass.

Der Aufbau des BCM im EDA erfolgte in vier Schritten:

• Identifizieren der kritischen Prozesse für die Leistungserbringung anhand einer Business Impact Analyse und erheben von maximalen Wiederherstellungszeiten
• Erarbeiten von potenziellen Schadenszenarien basierend auf möglichen Ursachen für Ausfälle von kritischen Prozessen und Ressourcen
• Erarbeiten von Business Continuity Plänen mit Handlungsanweisungen für den Anlauf des Notbetriebes und der Wiederherstellung für die kritischen Prozesse
• Definieren von Massnahmen zur regelmässigen Aktualisierung sowie zur Verankerung in der Organisation

Mit fundiertem Fach- und Methodenwissen sowie dem nötigen Augenmass konnte im EDA auf diese Weise ein BCM implementiert werden, welches die Leistungserbringung nachhaltig gegen Ausfälle schützt. So kann das EDA seine Dienstleistungen auch in aussergewöhnlichen Situationen aufrechterhalten und Murphy - hoffentlich - ausgetrickst werden.